IA en RRHH: qué automatizas tranquilo y qué es alto riesgo

Tienes hasta el 2 de diciembre de 2027. Esa es la fecha que el «ómnibus digital» ha dejado para que los sistemas de IA de alto riesgo cumplan sus obligaciones, y ningún área tiene tanto que repasar como RRHH: seleccionar, evaluar, promocionar y despedir con algoritmos está, casi al completo, en la lista de alto riesgo del reglamento europeo.

La lectura cómoda es «ya lo veremos en 2027». Y es la equivocada, por dos motivos: hay usos de IA en RRHH prohibidos desde febrero de 2025, y en España existe desde 2021 una obligación de informar al comité de empresa sobre tus algoritmos que muchos comités de dirección descubren tarde. Este artículo separa las tres cajas (la prohibida, la vigilada y la tranquila) y te propone qué hacer con el plazo.

¿Por qué RRHH es el área más señalada del reglamento europeo de IA?

Porque el reglamento clasifica por usos, no por herramientas, y los usos de RRHH tocan derechos fundamentales, empezando por quién accede a un empleo y quién lo conserva. El Reglamento (UE) 2024/1689 dedica el punto 4 de su anexo III al empleo: contratar y seleccionar personas, filtrar candidaturas, evaluar candidatos, decidir promociones y despidos, asignar tareas según el comportamiento o los rasgos personales y supervisar el rendimiento. Todo eso es alto riesgo por definición. El calendario completo y lo que ya obliga a cualquier empresa lo tienes en nuestro artículo sobre el reglamento; aquí bajamos al terreno de RRHH.

En RRHH la pregunta no es si el reglamento te afecta: es en qué caja cae cada decisión sobre personas que ya has delegado en un software.

El mapa, en corto:

1. Caja prohibida (desde febrero de 2025): inferir emociones de tu gente o deducir datos sensibles a partir de su biometría.
2. Caja vigilada (alto riesgo, con obligaciones desde el 2 de diciembre de 2027): filtrar, puntuar, evaluar, promocionar o despedir con IA.
3. Caja tranquila (desde hoy): redactar, resumir, formar y responder dudas, mientras nadie puntúe personas.
4. Y la sorpresa española (desde 2021): informar al comité de empresa de los algoritmos que afectan al empleo.

¿Qué usos de IA en RRHH están ya prohibidos?

Dos, y los dos suenan a folleto de proveedor. El primero, inferir las emociones de una persona en el trabajo: el análisis de expresiones o del tono de voz en una entrevista, el medidor de «entusiasmo» de la plantilla a través de la cámara. Solo se salva el uso por motivos médicos o de seguridad. El segundo, la categorización biométrica que deduce datos sensibles; el reglamento cita expresamente la afiliación sindical, junto a la raza, las convicciones o la orientación sexual.

Aquí no hay plazo que valga: ambas prohibiciones se aplican desde febrero de 2025, con multas de hasta treinta y cinco millones de euros o el siete por ciento de la facturación mundial. Si tu herramienta de entrevistas en vídeo presume de leer la «actitud» o el «engagement» en la cara de los candidatos, tienes un problema desde el año pasado, no un tema para 2027.

Empieza por: pedir por escrito a tu proveedor qué infiere exactamente de la voz y de la imagen de candidatos y empleados. La respuesta va al expediente; el silencio, también.

¿Qué puedes automatizar tranquilo desde hoy?

Más de lo que parece, siempre que la IA trabaje sobre textos y trámites y no sobre personas. En la caja tranquila caben redactar borradores de ofertas y descripciones de puesto (con un matiz: las directrices de la Comisión solo lo dejan fuera del alto riesgo si parte de tareas y requisitos definidos por una persona), resumir actas y documentación, preparar materiales de formación y de acogida, responder dudas sobre políticas internas con un chatbot que diga que es un chatbot, y las tareas de fontanería que la propia Comisión pone de ejemplo: convertir formatos de currículum, deduplicar registros, enrutar candidaturas al buzón correcto según el código del puesto.

La frontera es un verbo. Mientras la IA redacta, resume o traduce, sigues en la caja tranquila; en cuanto puntúa, ordena o descarta personas, has cambiado de caja aunque uses la misma herramienta. Y cuidado con la trampa del perfilado: cualquier sistema que elabore perfiles de personas es siempre de alto riesgo, lo venda el proveedor como lo venda.

Esta caja es, además, tu campo de entrenamiento: el criterio para vigilar la caja de al lado se construye usando la IA sobre trabajo real y de bajo riesgo, no en una charla de dos horas.

Bien hecho si: puedes describir cada uso de IA de tu equipo con un verbo que no sea puntuar, filtrar ni decidir.

¿Qué convierte un uso de RRHH en alto riesgo y qué te tocará hacer?

Lo convierte el efecto sobre las personas: cribar candidaturas, puntuar entrevistas, decidir ascensos o despidos, repartir turnos según el comportamiento individual, vigilar el rendimiento. Y da igual que esa IA venga de serie en el ATS o en la plataforma de RRHH que ya pagas: si el módulo está activado, eres lo que el reglamento llama responsable del despliegue.

Ese papel trae deberes propios que no se delegan en el proveedor: usar el sistema conforme a sus instrucciones, encargar la supervisión a personas con competencia, formación y autoridad para llevarle la contraria, vigilar cómo funciona y conservar registros, e informar antes de estrenarlo a los trabajadores afectados y a su representación. Las personas evaluadas, además, tendrán derecho a saber que un sistema de alto riesgo participa en la decisión y a pedir explicaciones.

Conviene desmontar la respuesta habitual del comité: «nuestro proveedor garantiza que la herramienta será conforme». Puede que lo sea, y aun así no te cubre: la conformidad del producto es obligación suya; la del uso, tuya. Una herramienta impecable con un revisor que firma todo lo que sale del sistema es supervisión decorativa, y la supervisión decorativa incumple igual.

Entregable: el mapa de decisiones sobre personas. El censo de herramientas ya lo propusimos en el artículo del reglamento; este es su paso siguiente en RRHH: la lista de decisiones (quién pasa la primera criba, quién asciende, quién cobra variable, qué turnos tocan), qué sistema interviene en cada una y si puntúa o perfila.

¿Qué haces con el plazo hasta diciembre de 2027?

Usarlo como calendario de entrenamiento. Bruselas aplazó las obligaciones porque faltaban estándares técnicos, no porque sobrara tiempo, y lo que te va a exigir la caja vigilada (gente capaz de contradecir al sistema con fundamento) tarda meses en formarse. Ese reloj no lo paró el ómnibus.

Hay quien objeta, con parte de razón, que las fechas ya se movieron una vez y podrían volver a moverse. Cierto. Pero mira lo que no se ha movido: las prohibiciones de 2025 siguen intactas, y el artículo 64.4 del Estatuto de los Trabajadores obliga desde 2021 a informar al comité de empresa de «los parámetros, reglas e instrucciones» de los algoritmos que inciden en las condiciones de trabajo y en el acceso y mantenimiento del empleo, perfiles incluidos. Ya hay sentencias que condenan a empresas por negar esa información. Apostar el plan a que Bruselas vuelva a mover la fecha es apostar justo la parte que no controlas.

El reparto por tramos: este trimestre, el mapa de decisiones, la carta al proveedor y ponerte al día con la representación de los trabajadores. De aquí a finales de 2027, desplegar la caja tranquila sobre trabajo real para construir criterio, y designar y formar a quienes vigilarán la otra caja midiendo una cosa muy concreta: la tasa de discrepancia. Si en seis meses nadie ha corregido al sistema y dejado constancia, no tienes supervisión humana; tienes una firma.

Pregunta para tu comité: ¿quién tiene hoy autoridad real para parar lo que diga el algoritmo, y cuándo fue la última vez que la ejerció?

Seis preguntas antes de seguir fichando (o despidiendo) con IA

Un sí vale un punto. Responde de memoria; si necesitas consultarlo, es un no.

1. ¿Sabes qué módulos de IA vienen activados en tu ATS o en tu plataforma de RRHH, además de los que contrataste a propósito?
2. Si el comité de empresa pidiera mañana la información del artículo 64.4, ¿podrías entregar algo esta misma semana?
3. ¿Tienes por escrito qué infiere tu proveedor de la voz o de la imagen de candidatos y empleados?
4. ¿Los candidatos descartados en la primera criba saben que un algoritmo participó en la decisión?
5. ¿Recuerdas un caso en el que alguien de tu equipo corrigiera la recomendación del sistema y quedara registrado?
6. ¿Podrías explicar a un candidato por qué el sistema lo dejó fuera sin llamar al proveedor?

Cinco o seis puntos: estás en la minoría que puede usar el plazo para afinar, no para empezar. Tres o cuatro: vas a tiempo si el mapa de decisiones sale este trimestre. Dos o menos: no esperes a diciembre de 2027 para preocuparte; lo más probable es que ya estés incumpliendo algo de 2021 o de 2025 sin saberlo.

Tres cajas y dos relojes

En RRHH, la IA se gobierna sabiendo en qué caja está cada cosa. La tranquila se despliega hoy y entrena a tu gente; la prohibida se apaga ya; la vigilada tiene fecha, deberes y, sobre todo, examinador: en diciembre de 2027 lo que se mirará con lupa será tu supervisión humana, empezando por si alguna vez ha llevado la contraria. El plazo, bien usado, es exactamente eso: dieciocho meses para construir el criterio que la caja vigilada exigirá con multa.

Si el algoritmo descartara mañana al mejor candidato del año, ¿alguien en tu equipo se daría cuenta?

Si la respuesta te hace dudar, ese criterio es justo lo que entrenamos en nuestra capacitación y formación: con tu equipo, sobre sus procesos reales, empezando por la caja tranquila. Escríbenos y montamos contigo el mapa de decisiones.

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